LAS FUNCIONES EN EXCEL

¿Que es una funcion?

Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o más valores (argumentos) en un orden determinado (estructura). El resultado se mostrará en la celda donde se introdujo la formula.

El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Así, los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. Un argumento puede ser una constante, una fórmula o incluso otra función.

La estructura de una funcion

Estructura. La estructura de una función comienza por el signo igual (=), seguido por el nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre.

La sintaxis de cualquier función es:

=nombre_funcion(argumento1;argumento2;…;argumentoN)

Esto es:

1. Signo igual (=).
2. Nombre de la función.
3. Paréntesis de apertura.
4. Argumentos de la función separados por puntos y comas.
5. Paréntesis de cierre.

Lista de las funciones de excel

Funciones de complementos y automatización

Funciones de cubo

Funciones de base de datos

Funciones de fecha y hora

Funciones de ingeniería

Funciones financieras

Funciones de información

Funciones lógicas

Funciones de búsqueda y referencia

Funciones matemáticas y trigonométricas

Funciones estadísticas

    Funciones de texto

Uso de la funcion promedio

Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos. Por ejemplo, si el rango (rango: dos o más celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.) A1:A20 contiene números, la fórmula =PROMEDIO(A1:A20) devuelve el promedio de dichos números.

La sintaxis de la función PROMEDIO tiene los siguientes argumentos (argumento: valor que proporciona información a una acción, un evento, un método, una propiedad, una función o un procedimiento.):

• número1    Obligatorio. El primer número, referencia de celda (referencia de celda: conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de cálculo. Por ejemplo, la referencia de la celda que aparece en la intersección de la columna B y la fila 3 es B3.) o rango para el que desea el promedio.
• número2, ...    Opcional. Números, referencias de celda o rangos adicionales para los que desea el promedio, hasta un máximo de 255.

                                           Ejemplo

                                             

2 Funciones matematicas

                                                               Funcion suma

Sintaxis

SUMA(número1;número2; ...)

Número1;número2;...     son de 1 a 255 argumentos cuyo valor total o suma desea obtener.

Se tienen en cuenta los números, valores lógicos y representaciones textuales de números que se escriban directamente en la lista de argumentos. Vea los dos primeros ejemplos.

Si un argumento es una matriz o una referencia, sólo se considerarán los números de esa matriz o referencia. Se pasarán por alto las celdas vacías, los valores lógicos o el texto contenidos en la matriz o en la referencia. Vea el tercer ejemplo a continuación.

Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números provocan errores

ejemplo

                                                   Funcion potencia

 Las manera de usar excel de la mejor forma es saber todo sobre la introduccion de las diferentes formulas que se pueden insertar para resolver cualquier problema en excel asi como tambien se deben sabes las diferentes funciones con las que cuenta tales como funciones financieras,ingenieras,matematicas etc etc.

Sintaxis

POTENCIA(número;potencia)

Número     es el número base. Puede ser cualquier número real.

Potencia     es el exponente al que se desea elevar el número base.

Observación

Se puede utilizar el operador "^" en lugar de la función POTENCIA para indicar a qué potencia se eleva el número base, por ejemplo 5^2.

                               Reflexion

LAS FUNCIONES DE ESXCELSON MUCHAS Y MUY VARIDAS AHY UNA PARA CADA NECESIDAD QUE TENGAMOS Y SI LAS APRENDEMOS A USAR ES MUCHO MEJOR LAS QUE MAS SE UTILIXAN SOMP`ROMEDIOS ,SUMAS ETC

OPERADORES RELACIONALES

Sinopsis

Los operadores relacionales, también denominados operadores binarios lógicos y de comparación, se utilizan para comprobar la veracidad o falsedad de determinadas propuestas de relación (en realidad se trata respuestas a preguntas). Las expresiones que los contienen se denominan expresiones relacionales. Aceptan diversos tipos de argumentos, y el resultado, que es la respuesta a la pregunta, es siempre del tipo cierto/falso, es decir, producen un resultado booleano.

Si la propuesta es cierta, el resultado es true (un valor distinto de cero), si es falsa false (cero). C++ dispone de los siguientes:

<      Menor que

>      Mayor que

<=    Menor o igual que

>=    Mayor o igual que

==    Igual que  (identidad)

!=     Desigual que (desigualdad)

Sintaxis

expresión-relacional  <   shift-expresion

expresión-relacional  >   shift-expresion

expresión-relacional  <=  shift-expresion

expresión-relacional  >=  shift-expresion

expresión-de-igualdad == expresión-relacional

expresión-de-igualdad != expresión-relacional

Como puede verse, todos ellos son operadores binarios (utilizan dos operandos), de los cuales, dos de ellos son de igualdad: == y !=, y sirven para verificar la igualdad o desigualdad entre valores aritméticos o punteros.  Estos dos operadores pueden comparar ciertos tipos de punteros, mientras que el resto de los operadores relacionales no pueden utilizarse con ellos.

Observe que los operadores == y != tienen una menor precedencia  que el resto de los operadores relacionales < y >, <= y >=.

El operador de desigualdad != tiene otra forma estándar de designación mediante la palabra clave not_eq .

Cualquiera que sea el tipo de los operandos, por definición, un operador relacional, produce un bool (true o false) como resultado, aunque en determinadas circunstancias puede producirse una conversión automática de tipo a valores int (1 si la expresión es cierta y 0 si es falsa)

REFLEXCION

Estos operadore no ayudaran mucho en la decisiones que deba tomarexcel en ocaciones por su propia cuenta para comprobar la fasedad o veracidad de determinadas propuestas de relacion

FUNCION "SI"

Descripción: La función SI sirve para cuando requerimos evaluar una condición y dependiendo de si se cumple o no tener uno u otro resultado, es decir, si se cumple la condición tendríamos un resultado y si no se cumple el resultado sería otro. Esta función requiere de tres (3) argumentos: Prueba_Lógica: En la expresión que queremos evaluar. Valor_si_verdadero: Como su nombre lo indica, es el resultado si la prueba lógica resulta verdadera Valor_si_falso: Indica es el resultado si la prueba lógica resulta falsa.

La función =SI( ) es una de las más potentes que tiene Excel. Esta función comprueba si se cumple una condición. Si ésta se cumple, da como resultado VERDADERO. Si la condición no se cumple, da como resultado FALSO. Obseva la sintaxis: =SI(Condición;Verdadero;Falso) Esta es la forma más simple de representar esta función. Vamos a proponer un ejemplo:

Observa el gráfico.Vamos a colocar una función =SI( ) en la celda B4 (celda rosa del descuento).

Vamos a hacer que la factura del ejemplo anterior nos haga un descuento del 10% sólo en el caso de cobrar al contado. La fórmula se colocará en la celda B4 y será la siguiente: =SI(C1="Contado";B3*10%;0;) Esta fórmula mirará si en la casilla C1 (celda amarilla) existe la palabra Contado. En  tal caso, ejecutará una fórmula (10% de descuento), en caso contrario, colocará simplemente un cero en la celda B4, es decir, no realizará ningún cálculo. Observa el resultado:

Vamos ha hacer otro ejemplo. Supongamos que tenemos las notas de un examen y tenemos que calificar con "Apto" o "No Apto". "Apto" si la nota es mayor a 5 y "No Apto" si es menor a 5. Copia el cuadro e intenta solucionarlo tu mismo.

La solución es la siguiente:

Reflexcion :

 

La funcion "si" es algo complicada pero es muy util para comprobar si se cumple una condicion la cual  tenemos que proprcionar nosotros segun lo que estemos necesitando o lo que queramos saber esta funcion debe tomer un resultado que elija por su razon y funcion.

GRAFICOS EN EXCEL

La apariencia de las hojas de cálculo de Excel es casi tan importante como los datos. De la apariencia se deriva que esos datos se puedan ver más claramente. En este curso vamos a estudiar diversas formas para mejorar el aspecto de las hojas de cálculo.

Asimismo, también vamos a tratar una de las muchas herramientas con las que cuenta el programa para ayudar al análisis de los datos y a su más fácil compresión por parte del que los estudia: los gráficos. Además de ser una herramienta muy útil desde el punto de vista de la representación e interpretación de los datos, los gráficos permiten realzar notablemente el aspecto del trabajo que se realiza en Excel.

El  Asistente de Gráficos es una de las características más atractivas de Excel. Con ella puede crear fácilmente varias clases de gráficos en base a los datos de su hoja de cálculos.  El Asistente lo guía paso a paso, para convertir sus números en un atrayente y colorido gráfico.  

                                                  
                                                        

                Algunos de los muchos tipos de gráficos  - hay uno, para llenar cada una de sus necesidades!

Para esta introducción a los Gráficos, usted se quedará con uno simple del tipo de gráfico circular. Un gráfico circular funciona bien, cuando usted quiere ver cuanto corresponde a cada parte del todo.

Los gráficos pueden contener mucha más información que los números por sí solos: los primeros presentan los datos de forma visual, lo que hace que el significado de los números adquiera más sentido. Con las nuevas funciones de gráficos de Microsoft Office Excel 2007 es más fácil que nunca transformar datos monótonos en información útil.

Los gráficos comienzan con datos. En Office Excel 2007, sólo tiene que seleccionar los datos de la hoja de cálculo, elegir el tipo de gráfico que mejor se adapte a su objetivo y hacer clic. ¿Quiere probar un tipo de gráfico diferente? Simplemente vuelva a hacer clic y seleccione un nuevo tipo de gráfico de una gran variedad de posibilidades. Después trabaje con las nuevas Herramientas de gráficos para personalizar el diseño y dar formato al gráfico. Puede ver la apariencia que tendrán las diferentes opciones si las señala en el cuadro de diálogo, no es necesario que pierda tiempo aplicando selecciones diferentes hasta encontrar lo que busca. Y cuando el gráfico esté exactamente en el lugar que desee, podrá guardarlo como plantilla para utilizarlo otra vez en Excel o en otros programas del sistema Office 2007 (Word 2007, por ejemplo).

REFLEXCION:

LA CREACION DE GRAFICAS EN EXCEL ES UN POCO DIFICIL PERO ES MUI IMPORTANTE PARA PODER REALIXAR MEJORES TRABAJAS DANDO A CONOCER DATOS RELACIONADOS DE MANERA CONCISA Y MUY EFICAZ APARTE DE QUE DA UN MEJOR ASPECTO A ALGUNOS TRABAJOS.

CREACION DE LISTAS EN EXCEL

Una lista de Microsoft Excel proporciona características diseñadas para facilitar la administración y el análisis de grupos de datos relacionados en una hoja de cálculo de Excel. Si designa un rango como una lista, podrá administrar y analizar los datos de la lista sin tener en cuenta los datos externos a la lista. Por ejemplo, puede filtrar columnas, agregar una fila para totales, e incluso crear un informe de tabla dinámica utilizando únicamente los datos de la lista.

Puede tener varias listas en una hoja de cálculo, lo que le ofrece una gran flexibilidad para separar los datos en función de sus necesidades, en distintos conjuntos manejables.

 Nota   No puede crear una lista en un libro compartido. Si desea crear una lista, primero debe dejar de compartir el libro.

Las listas de Excel facilitan el uso compartido de datos entre varios usuarios mediante integración con Microsoft Windows SharePoint Services. Sólo necesita tener la dirección Web y los derechos de creación en el sitio de SharePoint para compartir la lista con el fin de que otras personas puedan verla, editarla y actualizarla. Si elige vincular la lista de Excel a una lista de un sitio de SharePoint, puede sincronizar los cambios con el sitio de SharePoint de forma que los otros usuarios puedan ver los datos actualizados.

Al crear una lista en Excel, las características de la lista y los elementos visuales diseñados para mejorar estas características permiten identificar y modificar fácilmente el contenido de la lista.

Cada columna de la lista tiene el Autofiltro habilitado de forma predeterminada en la fila de encabezado. El Autofiltro permite filtrar u ordenar rápidamente los datos.

El borde de color azul oscuro que rodea a la lista permite distinguir claramente el rango de celdas que la forman.

La fila que contiene un asterisco se denomina fila de inserción. Al escribir información en esta fila, se agregarán los datos automáticamente a la lista y se expandirá el borde de la misma.

Puede agregar una fila Total (fila de total: fila especial de una lista que proporciona una selección de funciones de agregado que son útiles para trabajar con datos numéricos.) a la lista. Cuando haga clic en una celda de la fila Total, estará disponible una lista desplegable de funciones agregadas.

Puede modificar el tamaño de la lista arrastrando el controlador de tamaño de la esquina inferior del borde de la lista.

Las ventajas de las listas

• Ordenar y filtrar listas    Puede ordenar listas en orden ascendente o descendente, o crear órdenes personalizados. También puede filtrar listas para mostrar únicamente los datos que satisfacen los criterios que especifique.
• Garantizar la integridad de los datos     En las listas que no están vinculadas a listas de SharePoint puede utilizar las características de validación de datos integradas en Excel. Por ejemplo, puede elegir admitir únicamente números o fechas en una columna de una lista. A las listas vinculadas a listas de SharePoint se les aplican automáticamente las características de validación de listas de Windows SharePoint Services. Por ejemplo, al publicar y vincular la lista a un servidor que ejecuta Windows SharePoint Services o al editar una lista de SharePoint existente en Excel, las reglas de tipos de datos se aplicarán a cada columna de la lista para garantizar que sólo se admite un único tipo de datos en cada columna.
• 

  Aplicar formato a objetos de lista     Puede aplicar formato a las celdas de una lista, de la misma manera que aplica formato a las celdas de una hoja de cálculo.
• Compatibilidad con listas en Windows SharePoint Services     Al publicar una lista en un sitio de SharePoint está creando una lista personalizada de SharePoint. Si elige vincular la lista al publicarla (o si exporta una lista de SharePoint existente), puede editarla sin conexión y sincronizar posteriormente los cambios en la lista de SharePoint.

REFLEXION:

LA CREACION DELISTAS EN EXCEL ES UNA HERRAMIENTA MUY UTIL SOBRE TODO PARA MAESTROS O EN ALGUNOS LUGARES DE TRABAJO DON DE SE MANEJE MUCHA INFORMACION EN CUALQUIER DELOS CASOS CONTAMOS CON HERRAMIENTAS PARA REALIZAR DIFERENTES ACCIONES COMO FILTROS PARA ENCONTRAR LO QUE BUSCAMOS MAS RAPIDO ASI COMO TAMBIEN ORDENAR DE MANERA ASCEDENTE Y DESCENDENTE.

TABLAS DINAMICAS

¿Te ha ocurrido que tienes una tabla de muchos datos por columnas y necesitas realizar un resumen de estos datos? Las tablas dinámicas de excel nos ayudan a agrupar los datos para hacer sumas, promedios, etc. respecto a las columnas de datos que tenemos. Veamos un ejemplo práctico de como nos ayudan a consolidar información las táblas dinámicas.

Una tabla dinámica en Excel permite hacer resúmenes de una Base de Datos, utilizándose para,

promediar, o totalizar datos.Para que su uso esté justificado, la cantidad de información con la que

se trabaja en la tabla debe ser relativamente grande.

El Excel incluye un asistente-guía que facilita la creación de Tablas Dinámicas.Para su utilización

se debe recurrir a

Lo primero que tenemos que tener es un archivo con datos ordenados por columas, usamos un archivo que podrás bajar aquí pero puedes usar cualquier archivo que tenga configuración de los datos por columnas.

Para hacer la tabla dinámicas seguiremos los siguientes pasos: REFLEEXION:

las tablas dinamicas  son  una  delas mejores funciones de excel   por no decir  que es la mejor ya que nos permite ordear  y agrupardatos  de siertas cosas  las cuales nos prmiten tener un ordeny ciontrol de las cosas  pienso que  es  muy  pero muy  indispensbles .

• Seleccionar el área que contiene los datos a utilizar. En caso que hayas bajado el archivo de ejemplo selecciona todos los datos.
• Una vez seleccionados los datos, en el menú Datos seleccionas la opción Informe de tablas y gráficos dinámicos y deberá aparecer una ventana como esta:

Nota: Este ejemplo está realizado en excel 2003, en la versión 2007 se hace desde la pestaña Insertar, la opción Tabla dinámica

•  En esta ventana deberán estar seleccionadas las opciones Lista o base de datos de Microsoft Office Excel y la opción Tabla dinámica, una vez que nos aseguramos de esta selección hacemos clic en Siguiente
• A continuación aparecerá una pequeña ventana preguntándonos el rango de los datos que queremos en la tabal dinámica pero como ya los hemos seleccionado, el rango ya aparecerá en el recuadro por lo que sólo haremos clic en el botón Siguiente.
• Si no seleccionamos la tabla de datos al principio este es le momento para determinar el rango, haciendo clic en el icono Rango y seleccionanado los datos, incluyendo los títulos..
• A continuación nos preguntará donde queremos situar nuestra tabla dinámica, seleccionamos Hoja de cálculo nueva y hacemos clic en el botón Finalizar
• Con esto nuestra pantalla deberá quedar como sigue:

• Ahora lo que tenemos que hacer es arrastrar los campos de acuerdo a como queramos consolidar nuestra información. Para este ejemplo queremos saber cuanto se vendió de cada artículo por región por lo que de la Lista de campos de tabla dinámica arrrastramos el campo Región a donde dice Coloque los campos de columna aquí.
• Posteriormente arrastramos el campo Articulo a donde dice coloque campos de fila aquí y por último lo hacemos también con el campo Total arrastrandolo a donde dice Coloque datos aquí

• Con esto, se nos presentará un resumen de ventas por región y por artículo.



TABLAS DINAMICAS 2

Las tablas dinamicas mas que nada siven para avreviar informacion o encontrarla de manera mas rapido y concisa simplemente lo que tu buscas y si lo planteas de forma correcta es lo que excel te respondera con los datos que le pidas.

Para realizar esto tienes que proporcinarle 3 datos de los cuales excel se guiara para responder lo que buscas pero puedes agragar mas de 3 datos y excel te mandara los datos juntos.

En esta imagen podemos observar un ejemplo de las partes que contituyen una tabla dinamica  :

CAMPO DE PAGUINA

ELEMENTO DE CAMPO DE PAGUINA

CAMPOS DE FILA

CA,PO DE DATOS

ELEMENTOS

AREA DE DATOS

Ese ejamplo consiste en una tablas dinamica con datos sobre venta de carnes y lo vendedores que las comercializan asicomolasfechas totales y trimestres y el total general todo eso se obtubo a parti de ingresar datos en la tabla dinamica los cuales fueron:

PRODUCTO Y VENDEDOR : CAMPO DE FILA

TREIMESTRES : CAMPO DE COLUMNA

NOMBRES DE VENDEDORES: ELEMENTOS

AREA DE DATOS LOS TOTALES DE TODO LO VENDIDO

SUBTOTALES

Microsoft Excel puede calcular automáticamente valores de subtotales y de totales generales en una lista. Cuando se insertan subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal.

Para insertar subtotales, primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos subtotales se desea calcular. Después pueden calcularse los subtotales de cualquier columna que contenga números.

Si los datos no están organizados en una lista, o si sólo necesita un total, puede utilizar Autosuma en lugar de subtotales automáticos.

Cómo se calculan los subtotalesExcel calcula los subtotales con una función de resumen, como Suma o Promedio. Puede mostrar subtotales en una lista con más de un tipo de cálculo a la vez.

Totales generales

Los valores del total general se obtienen a partir de los datos de detalle y no de los valores de las filas de subtotales. Por ejemplo, si se utiliza la función de resumen Promedio, la fila Total general mostrará el promedio de todas las filas de detalle de la lista y no el promedio de los valores de las filas de subtotales.

Actualización automática: Excel actualizará automáticamente los subtotales y el total general cuando se modifiquen los datos de detalle.

Subtotales anidadosPuede insertar subtotales de grupos más pequeños en los grupos de subtotales existentes. En el ejemplo a continuación, los subtotales de cada deporte están en una lista que ya tiene subtotales para cada región.

Subtotales exterioresAntes de insertar los subtotales anidados, compruebe que ha ordenado la lista por todas las columnas para las que desea los valores subtotales de manera que las filas cuyos subtotales desea estén agrupadas.

Insertar subtotales individuales

 Columna cuyos subtotales se desea calcularSubtotales

1. Asegúrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular están en el siguiente formato: cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene hechos similares y no hay filas ni columnas en blanco en el rango.
2. Haga clic en una celda de la columna cuyos subtotales se desea calcular. En el ejemplo anterior, haría clic en una celda de la columna Deporte, columna B.
3. Haga clic en Orden ascendente o en Orden descendente.
4. En el menú Datos, haga clic en Subtotales.
5. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, haría clic en la columna Deporte.
6. En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desee utilizar para calcular los subtotales.
7. En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificación de cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, seleccionaría la columna Ventas.
8. Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la casilla de verificación Salto de página entre grupos.
9. Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos subtotales se han calculado en lugar de que aparezcan debajo, desactive la casilla de verificación Resumen debajo de los datos.
10. Haga clic en Aceptar.

Nota  Puede utilizar de nuevo el comando Subtotales para agregar más subtotales con diferentes funciones de resumen. Para evitar que se sobrescriban los subtotales existentes, desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales.
Sugerencia
Para mostrar un resumen solamente de los subtotales y de los totales generales, haga clic en los símbolos de esquema que aparecen junto a los números de fila. Utilice los símbolos y par a mostrar u ocultar las filas de detalle de los subtotales individuales.

Insertar subtotales anidados

1. Subtotales exteriores
2. Subtotales anidados

1. Asegúrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular están en el siguiente formato: cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene hechos similares y no hay filas ni columnas en blanco en el rango.
2. Ordene el rango por varias columnas, ordenando primero por la columna de subtotales exteriores, después por la siguiente columna interior de los subtotales anidados, etc. En el ejemplo anterior, ordenaría el rango primero por la columna Región y después por la columna Deporte. ¿Cómo?Para obtener resultados óptimos, el rango que se ordene deberá tener rótulos de columna.
   

   1. Haga clic en el rango que desee ordenar.
   2. En el menú Datos, haga clic en Ordenar.
   3. En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las columnas que desee ordenar.
   4. Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
3. Inserte los subtotales exteriores. ¿Cómo?
   

   1. En el menú Datos, haga clic en Subtotales.
   2. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna de los subtotales exteriores. En el ejemplo anterior, haría clic en Región.
   3. En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desee utilizar para calcular los subtotales.
   4. En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificación correspondiente a cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, esa columna sería Ventas.
   5. Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la casilla de verificación Salto de página entre grupos.
   6. Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos subtotales se han calculado en lugar de que aparezcan debajo, desactive la casilla de verificación Resumen debajo de los datos.
4. Inserte los subtotales anidados. ¿Cómo?
   

   1. En el menú Datos, haga clic en Subtotales.
   2. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna de subtotales anidados. En el ejemplo anterior, esa columna sería Deporte.
   3. Seleccione la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) y otras opciones.
   4. Desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales.
5. Repita el paso anterior para más subtotales anidados, empezando desde los más exteriores.

ORDENAR LISTAS EN EXCEL

Ordenar listas es una actividad común en Excel. En este post vamos a explicar el procedimiento que debemos seguir para hacerlo de manera personalizada, mediante los menús que ofrece esta aplicación.

Utilizaremos una lista sencilla que únicamente tiene dos campos: Grado y Nombre.

Nuestro objetivo es ordenar la tabla según el Grado. Para lograrlo necesitamos crear una lista personalizada y utilizar “Ordenar…” del menú Datos.

Para crear la lista personalizada, escogemos Opciones del menú Herramientas y elegimos la pestaña Listas Personalizadas.

En el recuadro Entradas de lista escribimos (o importamos) los elementos en el orden que nos interese; para nuestro ejemplo escribimos “Primero, Segundo, Tercero, Cuarto, Quinto, Sexto” y pulsamos el botón Agregar. Aceptamos los cambios.

Ahora sólo es necesario utilizar la función que integra Excel para ordenar listas. El procedimiento es el siguiente:

• Seleccionamos una de las casillas o celdas dentro de esta lista.
• Elegimos “Ordenar…” del menú Datos y en el apartado ‘Ordenar por’ seleccionamos Grado.
  
• Presionamos el botón Opciones y elegimos como criterio de ordenación la lista que creamos.
  
• Aceptamos los cambios.

El resultado será el siguiente:

CONCOLIDACION

Para resumir y registrar resultados de hojas de cálculo independientes, puede consolidar datos de cada una de estas hojas en una hoja de cálculo maestra. Las hojas pueden estar en el mismo libro que la hoja de cálculo maestra o en otros libros. Al consolidar datos, lo que se hace es ensamblarlos de modo que sea más fácil actualizarlos y agregarlos de una forma periódica o específica.

Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo de cifras de gastos para cada una de las oficinas regionales, podría utilizar una consolidación para resumir estas cifras en una hoja de cálculo de gastos corporativa. Esta hoja de cálculo maestra podría contener totales de ventas y promedios, niveles de inventario actuales y los productos más vendidos de toda la organización.

Para consolidar datos, utilice el comando Consolidar del grupo Herramientas de datos de la ficha Datos.

¿Qué desea hacer?

Si desea...	Entonces…
Organizar los datos de todas las hojas de cálculo en orden y ubicación idénticos	Consolide por posición
Organizar los datos de forma diferente en las hojas de cálculo independientes pero utilizar los mismos rótulos de fila y de columna para que la hoja de cálculo maestra pueda hacer coincidir los datos	Consolide por categorías
Utilizar fórmulas con referencias de celdas o referencias 3D (referencia 3D: referencia a un rango que ocupa dos o más hojas de cálculo en un libro.) a otras hojas de cálculo que esté combinando porque no tiene una posición o categoría coherente en la que basarse	Consolide por fórmula
Usar un informe de tabla dinámica en lugar de una consolidación	Usar un informe de tabla dinámica para consolidar datos

Consolide por posición

1. Configure los datos que se van a consolidar en cada una de las hojas de cálculo independientes.

Cómo configurar los datos

• Asegúrese de que cada rango de datos está en formato de lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista.): cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene hechos similares y no tiene filas o columnas en blanco.
• Coloque cada rango en una hoja de cálculo diferente. No ponga ningún rango en la hoja de cálculo donde vaya a colocar la consolidación.
• Asegúrese de que cada rango tiene el mismo diseño.
• Asigne un nombre a cada rango: seleccione todo el rango y, luego, en la ficha Fórmulas, en el grupo Celdas con nombre, haga clic en la flecha situada junto a Asignar nombre a un rango y escriba un nombre para el rango en el cuadro Nombre.

2. Haga clic en la celda superior izquierda del área donde desee que aparezcan los datos consolidados en la hoja de cálculo maestra.

 Nota    Asegúrese de dejar suficientes celdas a la derecha y por debajo de esta celda para los datos de consolidación. El comando Consolidar rellena el área según proceda.

3. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Consolidar.

4. En el cuadro Función, haga clic en la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desea que utilice Microsoft Office Excel para consolidar los datos.
5. Si la hoja de cálculo se encuentra en otro libro, haga clic en Examinar para buscar el archivo y, a continuación, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Examinar.

La ruta de acceso del archivo se escribe en el cuadro Referencia seguido de un signo de exclamación.

6. Escriba el nombre que le asignó al rango y, a continuación, haga clic en Agregar. Repita este paso para cada rango.
7. Decida cómo desea actualizar la consolidación. Siga uno de los procedimientos siguientes:
• Para configurar la consolidación de manera que se actualice automáticamente cuando cambien los datos de origen, active la casilla de verificación Crear vínculos con los datos de origen.

 Importante   Solamente puede activar esta casilla de verificación si la hoja de cálculo se encuentra en otro libro. Cuando active esta casilla de verificación ya no podrá cambiar las celdas y los rangos que se incluyen en la consolidación.

• Para configurar la consolidación de modo que puede actualizarla manualmente cambiando las celdas y los rangos incluidos, desactive la casilla de verificación Crear vínculos con los datos de origen.

8. Deje en blanco las casillas de Usar rótulos en. Excel no copia los rótulos de fila o columna de los rangos de origen a la consolidación. Si desea rótulos para los datos consolidados, cópielos de uno de los rangos de origen o introdúzcalos manualmente.

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Consolide por categorías

1. Configure los datos que se van a consolidar en cada una de las hojas de cálculo independientes.

Cómo configurar los datos

• Asegúrese de que cada rango de datos está en formato de lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista.): cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene hechos similares y no tiene filas o columnas en blanco.
• Coloque cada rango en una hoja de cálculo diferente. No ponga ningún rango en la hoja de cálculo donde vaya a colocar la consolidación.
• Asegúrese de especificar rótulos de categoría exactamente iguales, incluidas mayúsculas y minúsculas, en todas las áreas de origen. Por ejemplo, los rótulos Prom. anual y Promedio anual son diferentes y no se consolidarán.
• Asigne un nombre a cada rango: seleccione todo el rango y, luego, en la ficha Fórmulas, en el grupo Celdas con nombre, haga clic en la flecha situada junto a Asignar nombre a un rango y escriba un nombre para el rango en el cuadro Nombre.

2. Haga clic en la celda superior izquierda del área donde desee que aparezcan los datos consolidados en la hoja de cálculo maestra.

 Nota    Asegúrese de dejar suficientes celdas a la derecha y por debajo de esta celda para los datos de consolidación. El comando Consolidar rellena el área según proceda.

3. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Consolidar.

4. En el cuadro Función, haga clic en la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desea que utilice Excel para consolidar los datos.
5. Si la hoja de cálculo se encuentra en otro libro, haga clic en Examinar para buscar el archivo y, a continuación, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Examinar.

La ruta de acceso del archivo se escribe en el cuadro Referencia seguido de un signo de exclamación.

6. Escriba el nombre que le asignó al rango y, a continuación, haga clic en Agregar. Repita este paso para cada rango.
7. Decida cómo desea actualizar la consolidación. Siga uno de los procedimientos siguientes:
• Para configurar la consolidación de manera que se actualice automáticamente cuando cambien los datos de origen, active la casilla de verificación Crear vínculos con los datos de origen.

 Importante   Solamente puede activar esta casilla de verificación si la hoja de cálculo se encuentra en otro libro. Cuando active esta casilla de verificación ya no podrá cambiar las celdas y los rangos que se incluyen en la consolidación.

• Para configurar la consolidación de modo que puede actualizarla manualmente cambiando las celdas y los rangos incluidos, desactive la casilla de verificación Crear vínculos con los datos de origen.

8. Active las casillas de verificación de Usar rótulos en que indican donde se encuentran los rótulos en los rangos de origen, que puede ser: la Fila superior, la Columna izquierda o ambas.

 Notas 

• Los rótulos que no coincidan con los de las otras áreas de origen producirán filas o columnas independientes en la consolidación.
• Asegúrese de que las categorías que no desee consolidar tienen rótulos únicos que aparecen solamente en un rango de origen.

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Consolide por fórmula

1. En la hoja de cálculo maestra, copie o escriba los rótulos de columna o fila que desee para los datos de consolidación.
2. Haga clic en la celda en que desea incluir los datos de consolidación.
3. Escriba una fórmula que incluya una referencia de celda a las celdas de origen de cada hoja de cálculo o una referencia 3D que contenga los datos que desea consolidar. En cuanto a las referencias de celda, siga uno de los procedimientos siguientes:

Si los datos que se van a consolidar están en celdas diferentes de otras hojas de cálculo    

• Escriba una fórmula con referencias de celda a las otras hojas de cálculo, una por cada hoja de cálculo independiente. Por ejemplo, para consolidar datos de hojas de cálculo denominadas Ventas (en la celda B4), HR (en la celda F5) y Marketing (en la celda B9), en la celda A2 de la hoja de cálculo maestra, tendría que escribir lo siguiente:

Sugerencia    Para especificar una referencia de celda como Ventas3!B4 en una fórmula sin escribir, escriba la fórmula hasta el punto en el que necesite la referencia, haga clic en la etiqueta de la hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en la celda.

Si los datos que se van a consolidar están en las mismas celdas de otras hojas de cálculo    

• Escriba una fórmula con una referencia 3D que utilice una referencia a un rango de nombres de hojas de cálculo. Por ejemplo, para consolidar datos en las celdas A2 desde Ventas hasta Marketing inclusive, en la celda A2 de la hoja de cálculo maestra tendría que escribir lo siguiente:

 Nota   Si el libro está configurado para calcular fórmulas automáticamente, una consolidación por fórmula siempre se actualiza automáticamente cuando cambian los datos de las hojas de cálculo independientes.

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Usar un informe de tabla dinámica para consolidar datos

Puede crear un informe de tabla dinámica (informe de tabla dinámica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios orígenes incluidos los externos a Excel.) para rangos de consolidación múltiples. Este método es similar a consolidar por categoría, pero ofrece más flexibilidad para reorganizar las categorías. Para obtener más información, vea el tema sobre cómo consolidar hojas de cálculo múltiples en un informe de tabla dinámica.

REFLEXCION:
LA CONSOLIDACION DE DATOS EN EXCEL ES UNA HERRAMIETA MUY EFICIENTE YA QUE CON ELLA PODEMOS RESUMIR DATOS QUE TENEMOS EN LOS ROTULO POR MEDIO DE FILTROD TABLAS DINAMICAS ENTRE OTRAS COSAS PARA RESUMIR O CONSOLIDAR DATOS EN EXCEL NECESITAMOS UTILIZAR EL COAMDO CONSOLIDAR DEL GRUPO DE HERRAMIENTAS DE DATOS.